PASOS
PARA REALIZAR UNA REFERENCIA
1) Escribe el lugar y fecha
donde se origina la misiva o carta:
Ejemplo: Medellín, Enero 20 de 2012. Anota el país si la carta va dirigida a
otro país o a un consulado o embajada.
2) Escribe el nombre del destinatario: Con el título correspondiente Señor,
Doctor, Licenciado; después el nombre completo. Es importante reafirmar que se
debe ser concreto en el destinatario, pues se obtiene más eficacia en la
atención de la carta cuando va dirigida a alguien en específico. Si no se
dispone de un nombre en concreto, puedes designar al departamento, la sección,
la coordinación, la dirección o el área de la empresa y el nombre de la empresa
con quien se necesita llevar a cabo la comunicación. En un renglón el título,
en el siguiente el nombre, en un tercero el cargo, a veces se ocupa dos
renglones para éste; al final o cuarto o (tal vez, quinto) renglón para el
nombre de la empresa en mayúsculas.
3) Anota en el reglón inmediatamente
siguiente al último renglón del destinatario el fax destino y/o Ciudad de
destino.
4) Escribe el asunto: Es importante anotar con pocas palabras
de resumen o síntesis, el tema que se va a tratar abajo; por ejemplo: Su
Factura 2365 de Noviembre de 2011 ó Resumen de cartera a su cargo o Su petición
según carta de Diciembre 13 de 2011. Deben ser pocas palabras y en concreto.
Este asunto debe ir separado entre el encabezado del destinatario y el saludo
con sangría o alineado a la derecha de la hoja.
5) Escribe el saludo: Tiene que ser decente, nada meloso ni
exagerado, como: Apreciado Señor Olivares, Respetado Doctor Muñoz, Distinguida
Señorita Montalvo. Utiliza el primer apellido. Si no había una persona en
concreto como destinatario, escribe simplemente Apreciados Señores:
6) En dos o tres párrafos sin extenderte
demasiado, inicia con el motivo que origina la carta y responde el asunto o
enuncia el interés de la carta con datos suficientes como fechas, números,
personas, lugares, descripción de productos. El lenguaje comercial debe ser
sencillo, directo y decente. Por ejemplo: En atención a su consulta, vía correo
electrónico de diciembre pasado sobre el asunto de la referencia, me permito
comentarle que la factura en cuestión fue cancelada según nuestros registros,
en el mes de agosto del año inmediatamente anterior, con cheque número
"#" y comprobante de pago número "#"
7) Escribe el cierre de la
carta. En breves
palabras alienta el buen ánimo de las relaciones y del cruce de información,
como: Confío haber sido de su utilidad, cualquier información adicional sírvase
contactarnos por cualquier vía.
8) Escribe la despedida. Agradece la respuesta a la carta. Por
ejemplo: "Agradezco su atención favorable a ésta", o "Hasta una
próxima ocasión" o "A su servicio".
9) Escribe el nombre completo y el cargo
concreto del remitente. Anota si el teléfono es fijo o móvil, el número del fax
y correo electrónico. Esto último es importante para evitar tanta
correspondencia física y consumo de papel.
10) Indica la cantidad de folios o páginas
anexas si es el caso, dejando suficiente espacio después del remitente.
CONSEJOS
•Es
un error anteponer la palabra "del" antes de la cifra del año y a los
años no se les ponen puntos ni comas, por decir: enero 20 del 2.012.
•Es
bueno averiguar el nombre completo del destinatario (A quien va dirigida la
carta) porque a la gente, en su mayoría, le encanta leer su nombre completo. No
insistas cuando el destinatario sólo tiene un apellido o gusta de sólo uno de
sus nombres.
•El
nombre del Remitente (quien envía la carta) anótalo sin cambiar el tipo de
letra y con humildad. Se debe utilizar sólo mayúscula inicial para nombres y
cargos.
•Utiliza
letra o fuente seria como arial, centuric o time o aquella que sea de tradición
en la empresa, a tamaño 10 u 11.