miércoles, 5 de septiembre de 2012

PASOS PARA REALIZAR UNA REFERENCIA


PASOS PARA REALIZAR UNA REFERENCIA
1) Escribe el lugar y fecha donde se origina la misiva o carta: Ejemplo: Medellín, Enero 20 de 2012. Anota el país si la carta va dirigida a otro país o a un consulado o embajada.
2) Escribe el nombre del destinatario: Con el título correspondiente Señor, Doctor, Licenciado; después el nombre completo. Es importante reafirmar que se debe ser concreto en el destinatario, pues se obtiene más eficacia en la atención de la carta cuando va dirigida a alguien en específico. Si no se dispone de un nombre en concreto, puedes designar al departamento, la sección, la coordinación, la dirección o el área de la empresa y el nombre de la empresa con quien se necesita llevar a cabo la comunicación. En un renglón el título, en el siguiente el nombre, en un tercero el cargo, a veces se ocupa dos renglones para éste; al final o cuarto o (tal vez, quinto) renglón para el nombre de la empresa en mayúsculas.
3) Anota en el reglón inmediatamente siguiente al último renglón del destinatario el fax destino y/o Ciudad de destino.
4) Escribe el asunto: Es importante anotar con pocas palabras de resumen o síntesis, el tema que se va a tratar abajo; por ejemplo: Su Factura 2365 de Noviembre de 2011 ó Resumen de cartera a su cargo o Su petición según carta de Diciembre 13 de 2011. Deben ser pocas palabras y en concreto. Este asunto debe ir separado entre el encabezado del destinatario y el saludo con sangría o alineado a la derecha de la hoja.
5) Escribe el saludo: Tiene que ser decente, nada meloso ni exagerado, como: Apreciado Señor Olivares, Respetado Doctor Muñoz, Distinguida Señorita Montalvo. Utiliza el primer apellido. Si no había una persona en concreto como destinatario, escribe simplemente Apreciados Señores:
6) En dos o tres párrafos sin extenderte demasiado, inicia con el motivo que origina la carta y responde el asunto o enuncia el interés de la carta con datos suficientes como fechas, números, personas, lugares, descripción de productos. El lenguaje comercial debe ser sencillo, directo y decente. Por ejemplo: En atención a su consulta, vía correo electrónico de diciembre pasado sobre el asunto de la referencia, me permito comentarle que la factura en cuestión fue cancelada según nuestros registros, en el mes de agosto del año inmediatamente anterior, con cheque número "#" y comprobante de pago número "#"
7) Escribe el cierre de la carta. En breves palabras alienta el buen ánimo de las relaciones y del cruce de información, como: Confío haber sido de su utilidad, cualquier información adicional sírvase contactarnos por cualquier vía.
8) Escribe la despedida. Agradece la respuesta a la carta. Por ejemplo: "Agradezco su atención favorable a ésta", o "Hasta una próxima ocasión" o "A su servicio".
9) Escribe el nombre completo y el cargo concreto del remitente. Anota si el teléfono es fijo o móvil, el número del fax y correo electrónico. Esto último es importante para evitar tanta correspondencia física y consumo de papel.
10) Indica la cantidad de folios o páginas anexas si es el caso, dejando suficiente espacio después del remitente.

CONSEJOS
•Es un error anteponer la palabra "del" antes de la cifra del año y a los años no se les ponen puntos ni comas, por decir: enero 20 del 2.012.
•Es bueno averiguar el nombre completo del destinatario (A quien va dirigida la carta) porque a la gente, en su mayoría, le encanta leer su nombre completo. No insistas cuando el destinatario sólo tiene un apellido o gusta de sólo uno de sus nombres.
•El nombre del Remitente (quien envía la carta) anótalo sin cambiar el tipo de letra y con humildad. Se debe utilizar sólo mayúscula inicial para nombres y cargos.
•Utiliza letra o fuente seria como arial, centuric o time o aquella que sea de tradición en la empresa, a tamaño 10 u 11.

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